Proposal Penawaran

 

Proposal Penawaran Jasa IT Service

PENDAHULUAN

Sejalan dengan perkembangan perusahaan dan untuk meningkatkan daya saing diera globalisasi, maka semua bagian yang mempunyai peran dalam mencapai tujuan perusahaan terus meningkatkan kualitasnya. Salah satu bidang yang sangat vital adalah pengelolan informasi, yang memungkikan aktivitas perusahaan hingga pengambilan keputusan oleh manajemen dapat berjalan dengan baik. Untuk itulah kami hadir memberikan solusi berupa jasa pelayanan sistem informasi (IT Service) yang terintegrasi.

Jasa pelayanan system informasi yang kami tawarkan meliputi:

Jasa Pembuatan Software (Sistem Informasi)

Sistem informasi adalah aplikasi komputer untuk mendukung operasi dari suatu organisasi: operasi, instalasi, dan perawatan komputer, perangkat lunak, dan data. Sistem Informasi Manajemen adalah kunci dari bidang yang menekankan finansial dan personal manajemen. Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan dan lain-lain kebijakan perusahaan.

Jasa pembuatan system informasi yang kami tawarkan:

A. Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah Sistem Informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah Sistem Informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain :

- Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi.

- Memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan.

- Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi.

Subsistem SIA memproses berbagai transaksi keuangan dan transaksi nonkeuangan yang secara langsung memengaruhi pemrosesan transaksi keuangan.

SIA terdiri dari 3 subsistem:

1. Sistem pemrosesan transaksi

mendukung proses operasi bisnis harian.

2. Sistem buku besar/ pelaporan keuangan

menghasilkan laporan keuangan, seperti laporan laba/rugi, neraca, arus kas, pengembalian pajak.

3.Sistem pelaporan manajemen

yang menyediakan pihak manajemen internal berbagai laporan keuangan bertujuan khusus serta informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan, seperti anggaran, laporan kinerja, serta laporan pertanggungjawab

B. Sistem Manajemen Inventori (Persediaan)

Sistem Informasi Manajemen Inventory adalah sistem informasi yang mengelola data transaksi dan persediaan dalam gudang. Perusahaan yang bergerak dibidang produksi umumnya memerlukan Sistem Inventory. Sistem Inventory biasanya terdiri dari Sistem Penerimaan Barang, Sistem Pembelian Barang dan Sistem Gudang. Sistem ini harus dapat memberikan informasi inventory seperti informasi pengeluaran barang, pembelian barang, penerimaan barang dan informasi lain secara cepat dan akurat, selain itu sistem dapat mempermudah kerja user. Perusahaan yang bergerak dibidang catering (jasa boga) khususnya untuk layanan penerbangan biasanya memiliki sistem inventory khusus. Sistem inventory umum (paket) jika diterapkan untuk perusahaan jasa boga biasanya memiliki kelemahan-kelemahan yang secara umum mempengaruhi efisiensi kerja user. Masalah-masalah tersebut misalnya mekanisme transaksi yang masih mengunakan hubungan one to one, masalah portioning, spoil, retur, masalah perhitungan biaya produksi, desain basis data dan backup data transaksi. Masalah lainnya adalah sering terjadi kesalahan pada sistem baik saat melakukan proses pelaporan atau proses lainnya. Guna mengatasi permasalahan Sistem Inventory tersebut maka dibuat Sistem Informasi Manajemen Inventory yang khusus dipergunakan pada sebuah perusahaan jasaboga pesawat udara. Beberapa mekanisme dan rancangan basis data tetap mengacu pada sistem yang telah ada sehingga proses-proses pada aplikasi sistem akan relatif sama. Sistem ini dapat memberikan informasi permintaan barang ke gudang (Store Requisition), pengeluaran barang (Stock Transfer), permintaan pembelian barang (Purchase Requisition), pembelian barang (Purchase Order), penerimaan barang (Receiving), Informasi mengenai barang yang telah rusak (Spoil), pengembalian barang (Retur) dan informasi inventory lainnya. Rancangan basis data menggunakan dua database untuk menanggulangi masalah volume data transaksi. Setiap akhir tahun akan dilakukan backup transaksi, yaitu pemindahan data transaksi dari database aktif ke database history sehingga beban volume data transaksi pada database aktif akan berkurang dan sistem dapat bekerja lebih cepat, selain itu proses pemelihaaran akan menjadi relatif lebih mudah.

C. Sistem Manajemen Karyawan

Manfaat pencatatan data Kepegawaian adalah sebagai sarana untuk menyimpan data kepegawaian secara sistimatis, sehingga memudahkan penemuan kembali jika diperlukan. Data kepegawaian diolah menjadi informasi kepegawaian, sangat diperlukan untuk bahan pembinaan pegawai.

Pengelolaan kepegawaian yang bersifat manajerial maupun teknis administratif selalu berhubungan dengan data, dalam bentuk yang tercetak maupun data elektronik. Kegiatan administrasi kepegawaian akan berpengaruh pada keadaan data perorangan pegawai maupun keseluruhan. Seringkali perubahan – perubahan yang terjadi tidak segera diketahui para pelaksana administrasi yang lain.

Keberadaan perangkat komputer tidak banyak membantu karena data disimpan dan dikelola oleh masing-masing pelaksana dan tidak ada kesatuan plaltform dalam penyimpanannya. Akibatnya dalam hal data pokok sekalipun, bisa perlu waktu lama untuk menemukannya bahkan terjadi kesalahan.

Peranan TI (Teknologi Informasi) dalam pengembangan SIMPEG sangat besar artinya.

Peranannya dijabarkan menjadi 3 poin:

- Memberikan dukungan dalam tugas-tugas pengolahan informasi

Dalam pengolahan informasi tentunya kita tidak akan lepas dengan namanya Teknologi Informasi. Hal yang paling sederhana yaitu apabila kita berkomunikasi tentunya kita tidak lepas dari pesawat telepon. Kemudian dalam mengolah data kita perlu komputer dan untuk menyajikannya kita perlu printer.

- Sebagai pendorong inovasi

Seiring dengan makin pesatnya kemajuan Teknologi Informasi makin canggih pula cara penyajian informasi. Kalau dulu kita akrab dengan radio dan televisi kini makin beragam pula cara untuk menangkap informasi. Contohnya adalah ponsel, internet. Kalo dulu telegram dianggap sebagai cara tercepat dalam penyampaian berita maka kini ada layanan SMS dan email sebagai penggantinya. Dalam hitungan detik, data yang kirim dapat sampai ke tempat tujuan. Bahkan beberapa terobosan mulai dikembangkan. Misalnya teknologi 3G dan WIFI memungkinkan seseorang dapat mengirimkan data dalam ukuran yang besar melalui ponsel. Bahkan karena canggihnya layanan ini maka dimungkinkan sesorang dapat ber-teleconference atau panggilan gambar dan suara melalui ponsel.

- Sebagai peniada (collapser) waktu dan ruang

Makin berkembangnya Teknologi Informasi berkaibat makin hilangnya batasan ruang dan waktu. Kalau dulu untuk menyusun Daftar Urut kepangkatan (DUK) diperlukan waktu yang sangat lama maka kini dalam hitungan menit bahkan detik, data yang sedemikian banyaknya dapat diurutkan sesuai urutan kepangkatannya. Apalagi didukung dengan makin cepatnya komputer dalam mengolah data.

Adanya fasilitas penyimpanan digital berakibat makin efektifnya media penyimpanan. Kalau dulu diperlukan puluhan rim kertas untuk menyimpan data maka kita cukup dengan sekeping CD maka data yang sekian banyaknya dapat tertampung didalamnya. Sebagai perbandingan cd-rom dapat menyimpan 650 juta karakter informasi, setara dengan :325.000 lembar teks atau 650 rim kertas. Bandingkan pula dengan DVD yang mempunyai kapasitas penyimpanan setara dengan 8 atau lebih keping CD.

Dengan adanya flash disk, CD-RW dan hard disk external maka tranfer data dalam jumlah besar makin mudah. Kalau dulu kita terbatas pada disket yang berkapasitas 1,3 MB maka kini dengan flash disk yang kecil kita bisa menyimpan data sebesar 1GB. Bahkan beberapa tahun, beberapa bulan atau bahkan beberapa hari ke depan dipasarkan alat dengan kapasitas penyimpanan yang besarnya ribuan kali lipat. Hal ini bukan hal yang mustahil karena media penyimpanan berkapasitas dalam hitungan Terra byte sudah ditemukan.

D.Sistem Manajemen Manajemen Bengkel

Salah satu hal yang terpenting dalam Usaha Bengkel adalah bagaimana cara mengelola ( me-manage ) Sumber Daya Manusia (SDM) Bengkel ?

Program Bengkel yang kami sediakan, akan sangat membantu para pengusaha untuk mengetahui Performance Bengkel-nya. Baik Performance Mekaniknya, Penjualan Part-nya, Effektifitas Mekaniknya, Sirkulasi keuangannya dan lain lain.

Pembuatan Website

Dewasa ini perkembangan teknologi informasi yang semakin hari semakin pesat berdampak pada perilaku informasi kebanyakan orang, kebutuhan informasi yang lebih cepat dan murah tentunya menuntut para pemberi informasi untuk memiliki sebuah media online, dimana informasi yang disajikan bisa dengan mudah dan cepat di dapatkan oleh konsumen informasi.

Media informasi online ini tiada lain adalah sebuah website, di dalam website kita bisa menempatkan banyak informasi yang ingin kita publikasikan, dengan demikian akan banyak orang menemukan informasi yang mereka butuhkan

Di Amerika (USA) saat ini terjadi penurunan minat yang sangat besar pada media cetak, orang lebih menyukai membaca informasi secara online selain dikarenakan kemudahannya, informasi online lebih disukai karena bersifat up to date, setiap saat bisa berubah dan bisa bertambah informasi yang dibutuhkannya.

Saat ini kebutuhan akan website sudah bukan menjadi kebutuhan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang informasi saja, tetapi kepemilikian website sudah menjadi kebutuhan semua orang, bahkan dalam hal ini para pelajar, karena melalui website lah setiap individu akan bisa berinteraksi dengan siapapun yang dia inginkan, baik dengan komunitasnya ataupun dengan orang lain yang menjadi target informasi nya.

Selain itu sebuah perusahaan yang tidak memiliki website dianggap kurang memiliki kredibilitas, akan sulit menemukan informasi mengenai perusahaan tersebut jika perusahaan tersebut tidak memiliki website, yang mana berdampak kurangnya kepercayaan terhadap perusahaan tersebut.

Manfaat dan kegunaan memiliki sebuah website sangatlah banyak selain apa yang saya papakan diatas, masih banyak keugunaan lain diantaranya : media promosi, media komunikasi, media interaksi, media bisnis, dan media silaturahmi ..

Oleh karena itu saatnya Anda entah itu sebagai pribadi, sebagai perusahaan atau sebagai intansi untuk secepatnya memiliki sebuah website. dan kami 4visionmedia sebagai perusahaan jasa pembuatan website, siap membantu Anda mewujudkan cita-cita memiliki sebuah website yang dinamis, interaktif dan professional.

Jasa Security Testing dan Pengamanan untuk Website, Server, Sistem

Kami menyediakan pengelolaan, pemantauan lalu lintas jaringan dan pengujian keamanan system untuk mengidentifikasi ancaman dalam dan luar jaringan klien. Kami memberikan yang komprehensif, identifikasi waktu-nyata dan analisis-keamanan peristiwa nyata yang memerlukan tindakan segera, sehingga mencegah downtime mahal dan kehilangan potensi pendapatan bagi organisasi.

Jasa Instalasi Jaringan

Kami menyediakan jasa instalasi jaringan baik wireless maupun jaringan dengan kabel untuk keperluan koneksi antar komputer baik LAN, WAN maupun untuk internet.

Jasa Grafik Design, Logo Design dan Pembuatan Company Profile

Kami juga menyediakan jasa desain grafis,desain logo perusahaan dan company profile untuk meningkatkan nilai jual usaha Anda.

MANFAAT UMUM

Manfaat Berwujud (tangible benefit)

Sebuah sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik akan memberikan manfaat berwujud yang secara faktual dapat dilihat pergerakannya melalui pendapatan yang diraih serta biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Indikator dari keberhasilan/manfaat yang berdampak pada peningkatan pendapatan adalah meningkatnya penjualan dalam pasar yang sudah ada serta perluasan ke pasar yang baru.

Sistem informasi yang baik dapat digunakan tidak hanya untuk penyimpanan data secara elektronik saja tetapi harus mampu mendukung proses analisis yang diperlukan oleh manajemen.

Sehingga dengan dukungan sistem informasi yang baik maka dapat diperoleh informasi yang akurat, terpercaya, mutakhir dan mudah diakses mengenai kondisi penjualan perusahaan.

Dengan adanya laporan yang tersaji dengan cepat dan setiap saat dapat diakses tersebut maka keputusan-keputusan yang diambil pun dapat lebih cepat dan presisi terhadap dinamika pasar yang ada.

Sedangkan dari sisi pengurangan biaya dapat dilakukan analisis faktual atas pengurangan jumlah sumber daya manusia yang dilibatkan dalam bisnis, pengurangan biaya operasional seperti pasokan maupun overhead, pengurangan barang/material dalam stok gudang, pengurangan biaya pemeliharaan dan penyediaan perlengkapan yang tidak terlalu mahal.

Contoh dari pengurangan jumlah sumber daya manusia adalah dalam proses pencatatan transaksi keuangan. Jika sebelumnya proses di akunting harus dikelola minimalnya oleh lima orang maka dengan implementasi SIA (sistem informasi akuntansi) yang baik cukup dikerjakan oleh satu orang saja.

Hal ini disebabkan dengan SIA yang terintegrasi maka setiap proses pembukuan dapat diproses langsung dari masing-masing bagian terkait tanpa harus melalui proses pengisian ulang data.

Selain itu secara otomatis dengan penerapan SIA maka laporan-laporan keuangan dapat disajikan berdasarkan data-data transaksi tersebut tanpa re-entry.

Masalah penumpukan pasokan material produksi yang selama ini sering menjadi beban aktiva perusahaan dengan penerapan modul SCM (supply chain management) dalam sistem informasi yang dikembangkan sangat membantu memecahkan masalah tersebut.

Dengan dukungan SCM yang baik maka penumpukan stok material produksi dapat ditekan seminimal mungkin. Dimana perusahaan cukup memesan kepada para pemasok hanya pada saat mencapai batas minimum persediaan.

Harga yang didapat pun bisa sangat kompetitif karena diperoleh dari beberapa pemasok sehingga tentunya hal ini sangat menguntungkan perusahaan.

Penekanan pada jumlah tenaga kerja tentunya berdampak pada turunnya jumlah investasi perlengkapan yang harus diinvestasikan yang berdampak pula pada turunnya biaya pemeliharaan.

Manfaat Tak Berwujud (intangible benefit)

Seringkali manfaat tak berwujud inilah yang menjadi titik kritis pada jalannya roda bisnis sebuah perusahaan.

Karena bersifat tak berwujud, aspek-aspek berikut seringkali diabaikan atau tidak terlacak resistensinya, yaitu:

Peningkatan kepuasan konsumen

Misalkan Anda datang ke sebuah toko swalayan. Mana yang kira-kira akan Anda pilih sebagai tempat berbelanja, toko yang waktu antrian di kasirnya lebih singkat atau sebaliknya?

Tentunya Anda akan memilih yang pertama sekalipun mungkin harus membayar sedikit lebih mahal dibandingkan dengan toko kedua.

Ternyata toko pertama sudah menerapkan sistem informasi penjualannya yang lebih cepat dalam pemrosesan dan kemudahan pemasukan datanya.

Peningkatan kepuasan karyawan

Seringkali muncul dari pihak karyawan yang merasa haknya tidak terpenuhi seperti misalkan insentif lemburnya.

Ternyata hal ini terjadi akibat kesalahan perhitungan pihak manajemen yang masih melakukannya secara manual atau dengan sistem pemasukan ulang data.

Padahal jika misalkan perusahaan menyediakan sistem absensi yang terintegrasi dalam sistem informasi kepegawaian dan SIA maka secara otomatis dapat dibuat laporan insenstif yang lebih akurat dan benar.

Hal tersebut baru salah satu contoh di luar misalkan perhitungan angka kredit, hak cuti, jenjang karier, pendidikan dan latihan, dsb.

Peningkatan mutu dan jumlah informasi

Informasi adalah komponen penting di jaman bisnis sekarang. Anda yang kuasai informasi akan bertindak lebih responsif terhadap perubahan dan tren di masa depan.

Penerapan sistem informasi yang baik tentunya akan menghasilkan laporan-laporan hasil kompilasi data yang dikelola oleh database yang berkualitas serta menyeluruh.

Hal tersebut dapat diwujudkan karena setiap proses pembuatan laporan tersebut dieksekusi secara otomatis oleh mesin komputer.

Peningkatan mutu dan jumlah keputusan manajemen

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap pengambilan keputusan sangat bergantung kepada informasi yang mendukung kebijakan yang akan diambil tersebut.

Hal tersebut hanya dapat terwujud jika sistem informasi dapat menyajikan informasi yang relevan, akurat, terkini dan dapat diambil setiap saat.

Peningkatan mutu dan jumlah respon atas kondisi pesaing

Aspek intelijen bisnis adalah hal yang sangat penting sejak kurun waktu yang lama dengan berbagai format dan keperluannya.

Untuk mencapai titik respon yang cepat dan tepat atas dinamika para pesaing maka diperlukan sistem informasi yang mampu mengumpulkan, menganalisis dan mengkompilasi informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan di perusahaan.

Peningkatan efisiensi dan keluwesan operasional

Pemilik bisnis mana yang tidak menginginkan ini?

Semakin efisien dan luwesnya sebuah operasional maka hal ini menunjukkan semakin rendahnya biaya yang dikeluarkan untuk menjalankannya.

Hal tersebut dapat dicapai karena dipangkasnya rantai birokrasi dalam perusahaan setelah implementasi sistem informasi yang baik.

Peningkatan mutu komunikasi internal dan eksternal

Sebuah sistem informasi yang baik tentunya harus didukung oleh sistem jaringan komunikasi data elektronik yang handal juga.

Dengan penerapan sistem informasi yang baik maka setiap pihak baik di dalam maupun di luar perusahaan dapat bertukar informasi secara lebih efektif dan efisien.

Peningkatan mutu perencanaan

Perencanaan adalah proses yang penting bagi bisnis. Namun apapun perencanaan yang akan dibuat maka tentunya diperlukan dukungan informasi yang memadai dalam melaksanakannya.

Jika tidak maka perencanaan tersebut dapat kehilangan arah dan tidak mencapai sasarannya karena kesalah informasi yang menjadi basisnya.

Peningkatan mutu pengendalian dan pengawasan

Dengan sistem informasi yang dibangun dan dipelihara dengan baik maka setiap aktivitas di dalam lingkungan bisnis dapat terus-menerus dipantau.

Pemantauan tersebut tentunya berdampak pada peningkatan pengendalian atas setiap prosedur dan kegiatan yang terjadi di dalam perusahaan.

METODOLOGI PEKERJAAAN

Pada bagian ini akan diuraikan secara rinci metode kerja dari keseluruhan tugas konsultan, penjabaran teknis pelaksanaan kegiatan, alur pelaksanaan kegiatan pekerjaan pemasangan aplikasi berikut implementasi

PELAKSANAAN DAN LANGKAH - LANGKAH PEKERJAAN

Di bawah ini merupakan penjelasan dari tahapan-tahapan yang diambil didalam proses pembangunan aplikasi. Adapun didalam proses penyesuaian dengan kebutuhan klien akan dilakukan tahapan yang hampir sama seperti dalam item kegiatan sebagai berikut :

1. Persiapan Implementasi

Pada tahap ini dilakukan pekerjaan persiapan baik yang menyangkut peralatan, personel maupun administrasi. Secara teknis terdapat dua kegiatan utama yang dilakukan yaitu user need requirement dan collecting data.

1.1. Requirement Study

Yang dimaksud requirement study adalah tahap investigasi atau survey untuk mengetahui kebutuhan pengguna, identifikasi permasalahan, serta identifikasi terhadap sistem, pola atau metoda yang selama ini digunakan oleh klien dan analisanya. Requirement Study dilakukan dengan cara-cara seperti quesioner,wawancara, dan diskusi.

1.2. Data Collecting

Data collecting adalah kegiatan mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk membangun basis data. Jenis data dapat berupa tabel-tabel atau photograph serta data yang relevan lainnya.

2. Evaluasi dan Identifikasi Data

Pada tahap ini dilakukan pengelompokan data berdasarkan kesamaan jenis dan tipenya, kemudian dilakukan evaluasi dan analisa terhadap kondisi data serta kelengkapan informasinya. Pada tahap ini mulai dilakukan pembuatan draft prosedur kompilasi dan pemrosesan data.

3. Disain Konsep dan Rancangan Sistem.

Pada tahap ini dilakukan perancangan model konseptual basis data yang akan dibangun dengan mengacu kepada hasil survey kebutuhan pengguna, analisa data serta tipe aplikasi yang akan dikembangkan. Di samping itu, mulai disusun konsep rancangan konfigurasi sistem yang akan digunakan, meliputi hardware, software dan jaringan yang akan digunakan.

4. Disain Database dan Aplikasi

Pada tahap ini telah disusun model fisik basis data yang akan dibangun, disesuaikan dengan software

yang digunakan. Paralel dengan kegiatan ini adalah pembuatan desain aplikasi yang mengacu kepada kebutuhan pengguna, ketersediaan data serta format database yang dibangun.

5. Installasi Hardware dan Software

Installasi mulai dilakukan sebelum produksi dimulai, pada tahap ini dilakukan pula testing terhadap hardware dan software yang baru dipasang.

6. Review dan Evaluasi

Evaluasi dilakukan terhadap keseluruhan proses dengan menggunakan fungsi-fungsi yang tersedia

dalam aplikasi. Perbaikan terhadap kesalahan dan penyempurnaan system aplikasi masih dapat dilakukan pada tahap ini.

7. Testing

Yang dimaksud dengan testing adalah kegiatan ujicoba untuk mengetahui sampai sejauh mana konsep sistem yang sudah dirancang dapat diimplementasikan dan sejauh mana program aplikasi yang dipasang dapat dipakai.

8. Training

Kegiatan ini ditujukan untuk melatih klien agar dapat mengoperasikan dan mengembangkan system yang sudah dibangun, termasuk melakukan updating data.

9. Jangka Waktu Maintenance

Setelah masa garansi berakhir user dapat melaksanankan Maintenance bila diperlukan yang diatur dalam kontrak Maintenance.

PENUTUP

Proposal ini masih dimungkinkan untuk dilakukan perubahan/penyesuaian sesuai dengan kesepakatan bersama. Besar harapan kami untuk dapat bekerja sama lebih

baik lagi dan berkembang bersama-sama.